Liderando la Gestión de Cambio: roles y responsables

“La gestión del cambio es una parte fundamental de cualquier proyecto que lidere, gestione y habilite que las personas acepten nuevos procesos, tecnologías, sistemas, estructuras y valores. Es el conjunto de actividades que ayudan a las personas a pasar de su forma actual de trabajar a la forma deseada de trabajar.”

Gestionar el cambio en las organizaciones es un tema que debe estar presente en la agenda de los líderes. Si bien hay situaciones que se presentan sin estar planeadas (como por ejemplo, esta pandemia) hay eventos que sí podemos mapear y gestionar adecuadamente para que las personas se adapten con facilidad y este proceso resulte exitoso. 

Para empezar, debemos tener claro que todo proceso de cambio requiere una planificación estratégica que marque esos hitos importantes, esto nos permitirá tener mayor visibilidad de nuestra ruta para saber qué necesitamos y cómo lo vamos a desarrollar. Pero eso no es todo, en este proceso hay también un tema importante: el liderazgo ¿quiénes van a liderar el cambio? ¿de quiénes depende que el cambio se dé de manera natural? ¿quiénes van a acompañar a las personas que se resisten a ser cambiadas? 

Me atrevería a decir que para que un proceso de gestión de cambio sea exitoso se requiere de líderes visibles y empoderados que patrocinen el proceso y acompañen a las personas. Los líderes están llamados a cuestionar, tomar decisiones y detonar acciones, pero también deben acompañar y hacer seguimiento con su equipo para saber dónde deben reforzar, qué información no está clara o cuáles son las emociones que impiden que el cambio se dé. 

Comprender los roles y las responsabilidades es esencial, pues da claridad sobre las expectativas, el alcance del proyecto y lo que se espera de cada uno. Por lo general, en los procesos de gestión de cambio hay 4 roles principales: líderes, patrocinadores, agentes de cambio y stakeholders.

1. Los líderes son quienes tienen el panorama completo del proceso, resuelven problemas en corto y generan sano debate para medir el nivel de la organización. Estos líderes tienen la visión clara, las metas identificadas y entienden qué resultados deben medir para que el proceso se desarrolle de la mejor forma. 
   Los líderes están involucrados desde el primer momento y son quienes deben empezar compartiendo esa visión clara. 
2. Los patrocinadores, como su nombre lo indica, patrocinan o promueven las acciones, son quienes convocan a las personas adecuadas para darle vida a la visión del cambio. Los patrocinadores motivan e involucran para ampliar esa visión del proceso y puede que se vayan sumando a medida que el proceso avanza; es clave tener patrocinadores en diferentes áreas de la organización.
3. Los agentes de cambio son líderes innatos que si bien, por rol no tienen personas a cargo, tienen una voz “ganada” dentro de la organización y generan conversaciones entre áreas. Estos agentes deben tener ojos y oídos bien abiertos para sacar las conversaciones de los pasillos y aclarar aquello que todavía se rumora.
   Son personas que, al igual que los patrocinadores, se van invitando a medida que el proceso lo requiera.
4. Los stakeholders son las personas, los colaboradores que se verán impactados o involucrados por el cambio; deben ser el centro del proceso y deben tener un plan de acompañamiento ya que se pueden resistir a ser cambiados por sentimientos como el miedo o incertidumbre. 

Como líder, responsable de un proceso de cambio o patrocinador, la función principal será apoyar y acompañar a las personas en las diferentes etapas del proceso; es importante recordar que este recorrido no es una línea recta y muchas veces estas personas pueden expresar sus emociones o negarse a aceptar el cambio. Como recomendación: escuche a las personas, entienda en qué momento están y pregúnteles cómo puede ayudarlos a transitar de forma tranquila por este cambio, recuerde: la comunicación y la escucha son innegociables en este proceso. 

Así pues, concluyendo este artículo, compartimos estos tips que si bien son repetitivos cuando hablamos de gestión del cambio, no podemos perderlos de vista:

1. Comunique lo que es: coherencia y consistencia
2. Comunique el por qué: transmitir y ampliar la visión del proceso
3. Explique los beneficios y qué ganarán como equipo
4. Mantenga a su equipo actualizado sobre el proceso
5. Reconozca lo “no tan bonito” del cambio: cuáles son los dolores o las pérdidas de este proceso
6. Entre más detalles, menos rumores: asegúrese de no omitir ningún detalle para no dar espacio a malos entendidos y generar conversaciones de pasillo. 
7. Corrija en corto: aprenda a identificar esos errores que se pueden solucionar en corto para que no afecten el proceso
8. Naturalice las tensiones y las emociones
9. Acepte que algo va a cambiar, que algo vamos a ganar pero también, posiblemente, algo vamos a perder. 
10.  Escuche: qué están diciendo, qué están sintiendo, qué están percibiendo. 

Por: Carolina Jordán
Miembro de la Comunidad Cooltura