Siempre hemos escuchado que un buen líder es aquel que ayuda al otro a crecer, y para que esto sea posible, hay muchas herramientas que los líderes pueden utilizar para acompañar el crecimiento de su equipo de trabajo.
Una de estas herramientas es la retroalimentación, esa acción que le permite al otro ver lo que posiblemente no está viendo ya sea para cambiar o para mejorar. Maneras de hacerlo hay muchas, cada líder puede elegir la que más se adapte a su estilo de liderazgo, lo importante es que estas sesiones deben ser constantes y tener como foco ayudar al otro a crecer.
Las sesiones de retroalimentación también sirven para darle vida a la cultura, pues en estos espacios se puede hablar del reto que se tiene como equipo, cuáles son los comportamientos que se necesitan para alcanzar esos retos y qué está recompensando la organización.
Sabemos que el trabajo remoto cambió las reglas del juego y para muchos, adaptarse a la nueva normalidad no ha sido fácil. Las reuniones y los espacios de equipo tuvieron que trasladarse a la virtualidad y todo lo que nos habían enseñado sobre cómo dar feedback cambio.
Antes de esta pandemia, recomendaban que las sesiones debían hacerse cara a cara y en un espacio en el que se pudiera conversar; ahora esto no es tan fácil, pues todo debe hacerse a través de una pantalla.
Hoy queremos compartir algunas claves que pueden ser útiles para “reinventar” estas sesiones de retroalimentación y así conectar a las personas con esta herramienta que finalmente, genera muchos beneficios para la organización.
- Lo primero que se debe tener en cuenta para planear una sesión de feedback es: ¿cuál es el objetivo principal?
La retroalimentación no es un tema genérico, un buen líder tiene la capacidad de diferenciar los momentos y las sesiones: hay unos espacios para dar retroalimentación de reconocimiento; estas sesiones se recomiendan en grupo para que todas las personas se unan al momento y entre todos reconozcan el trabajo logrado.
También están los espacios de oportunidades de mejora, los cuales se recomiendan que sean en sesiones uno a uno, es decir: el líder y la persona.
Otro momento que se puede tener en cuenta es las sesiones de feedback para analizar nuevas formas de hacer las cosas, este se puede hacer de manera individual o con todo el equipo y se incentiva a que las personas pongan sobre la mesa los cuestionamientos, dudas o inconformidades que se tienen con los procesos y cómo entre todos lo pueden mejorar.
- Ahora sí, teniendo claro cuál es el objetivo, pasamos a definir el tiempo.
Cuando hablamos de tiempo no hacemos referencia solo a cuánto se demora el espacio, sino también la frecuencia: ¿vas a hacer feedback una vez al año? ¿una vez al mes?
Para que estas sesiones sean efectivas deben ser periódicas, según cifras de Lucidchart* el 23% de las personas están insatisfechas con la frecuencia de estas sesiones porque sienten que no hay un seguimiento y un plan de mejora estructurado.
Claro está, la frecuencia con la que reserves estos espacios también dependerá de las necesidades de tu equipo, pero es muy importante tener estos espacios por lo menos, una vez al mes. El mismo estudio de Lucidchart confirma que el 43% de las personas comprometidas, reciben comentarios una vez a la semana, pues les permite tener un seguimiento a los objetivos e identificar cualquier obstáculo para el desempeño o el compromiso.
También es válido resaltar que el feedback permite medir el pulso del equipo, estos espacios frecuentes se convierten en una radiografía para saber en qué está cada persona, eso sí, sin caer en el ejercicio del micromanagement.
- Otra clave para tener un feedback efectivo es “separar el comportamiento de la persona”.
Este es quizá uno de los puntos más difíciles de equilibrar, pues generalmente hacemos comentarios basados en lo que “creemos” que alguien está pensando o en rasgos de su personalidad.
La retroalimentación basada en lo que creemos es poco recomendable porque se pueden dar malos entendidos o se puede llegar a juzgar a alguien por sus emociones. Lo recomendable es enfocarse en comportamientos observables, es decir, pasar de “ayer estabas de mal genio y no terminaste el informe” a “no terminaste el informe a tiempo y noté que no estabas al 100% ¿qué te pasó? ¿Hay algo en lo que te pueda ayudar?”; ese tipo de respuestas se basan más en hechos objetivos que en la interpretación de un comportamiento.¿Cuál es la clave? conversar, permitir que la otra personas explique en vez de tratar de adivinar qué pasó. Tanto si eres un colaborador o un líder, no tienes la capacidad de leer la mente de las personas, así que es necesario elevar los niveles de confianza para tener conversaciones más abiertas y entender la realidad del otro.
Ahora bien, teniendo estas claves claras pasemos a la acción: hay 4 “clases” de feedback
En cuanto a cómo estructurar estos espacios se pueden tener en cuenta varios aspectos: desempeño, comunicación, trabajo en equipo, colaboración, innovación, visión de futuro, etc.
Algunas preguntas que puedes incluir son:
- ¿Cuándo fue la última vez que reuniste al equipo para un nuevo reto? ¿funcionó? ¿qué se puede mejorar?
- ¿Cuál fue la última decisión que tomaste? ¿fue beneficiosa para el equipo?
- ¿Cuáles son las decisiones que te cuesta tomar? ¿cómo te podemos apoyar?
- ¿Cuál fue la última embarrada? ¿qué aprendiste?
- ¿Cuándo fue la última vez que intentaste hacer algo nuevo para el equipo? ¿funcionó?
- ¿Cuál fue el reto que más has disfrutado en el último mes? ¿Cuál fue el reto que más te costó sacar adelante?
- ¿Qué has aprendido de tus compañeros?
- Menciona algo que hayas aprendido en el último mes ¿cómo le aporta eso al equipo?
- ¿Cuál es el próximo riesgo que piensas tomar?
En resumen…
- Hay muchas maneras de fomentar el feedback en los equipos remotos, todo depende de tu estilo de liderazgo y tener claro cuál es el objetivo de cada espacio.
- Distanciamiento social o trabajo remoto no es igual a olvido: si bien no podrás reunirte con tu equipo físicamente para conversar y llevar a cabo sesiones de retroalimentación, aprovecha los recursos tecnológicos y cohesiona a tu equipo en la virtualidad.
- Haz las preguntas necesarias, promueve las conversaciones y aumenta los niveles de confianza para que el feedback sea efectivo.
- Empatía: entiende la realidad del otro.
